EU - en inblick i en möteskoordinators vardag.
Den 1 juli 2009 tog Sverige över ordförandeskapet i EU, ett ordförandeskap som sträcker sig till den 31 december samma år. Inför detta skapades under regeringskansliet ett sekretariat som sköter ordförandeskapet. Detta sekretariat skapades enbart med detta syfte, det är ett projekt under perioden då Sverige är ordförande i EU som kommer att ha ett slut när detta är över. Elisabet Idermark, som för tillfället är tjänstledig från sin tjänst på Högskolan i Kalmar, arbetar inom detta sekretariat som möteskoordinator, eller som det fint heter på engelska, event manager. Hennes uppgift, tillsammans med ytterligare 12 koordinatorer, är att planera och utforma 113 officiella möten i Sverige, varav 16 hon har ansvar för. Det framgår tydligt att utformningen av dessa möten innebär otroligt mycket arbete, det är mycket som ska planeras och mycket att tänka på inför ett möte. Det handlar bland annat om planering av hotell, säkerhet, transporter m.m.
Inför sitt arbete som möteskoordinator fick Idermark gå på möten i Tjeckien, tidigare ordförande i EU, för att observera hur de officiella mötena kunde gå till för att på så sätt få en inblick i det som skulle komma inför Sveriges ordförandeskap i EU. Det kan kanske låta enkelt för en utomstående att ordna ett sådant möte, men Idermark menar att det handlar om mycket runt omkring och betydligt mer planering än vad man kan tro, såsom placering vid ett ”Family Photo” och medias närvaro. Ett sådant möte handlar till stor del om att ordförandelandet ska kunna visa upp sig för de andra länderna.
Under föreläsningen visar Idermark ett antal bilder från olika möten som hållits i Sverige, bland annat från Kalmar där ett möte nyligen anordnats. Det är intressant att få se hur det faktiskt kan se ut på ett sådant möte, då det inte är någonting som man kanske hade fått se och ta del av annars. Det framkommer också tydligt att det står mycket arbete och planering bakom varje möte. Det är bland annat viktigt att logotypen och den grafiska profilen som skapats inför ordförandeskapet är närvarande vid varje möte, då framförallt vad det gäller profilens färger. Idermark menar att dessa möten inte handlar om att fatta stora beslut utan är istället informella möten där de bereder frågorna som kanske tas upp vid senare tillfällen. Det handlar snarare om att länderna ska utbyta erfarenheter med varandra och presenterar saker för varandra än att fatta stora beslut.
Idermark pekar på ett antal ledstjärnor, målsättningar som finns för ordförandeskapet. Det ska vara svensk prägel på EU-mötena och detta handlar om god funktionalitet, vilket hon menar att detta är någonting som svenskar är väldigt bra på. Dessutom ska det vara gästfrihet utan överdåd som man kan säga är det typiskt svenska ”lagom”. Hon tar även upp andra ledstjärnor såsom jämställdhet, tillgänglighet, miljö- och klimathänsyn, öppenhet under säkra former och att mötena ska visa upp det svenska kunnandet. Det är ofta många människor, ministrar, från andra EU-länder som närvarar vid dessa möten vilket gör dem till ypperliga tillfällen att visa upp Sverige, menar Idermark.
Det framkommer från Idermarks föreläsning att kommunikation är en ytterst väsentlig del i hennes arbete som möteskoordinator. För att mötena ska kunna fortlöpa enligt planerna och undvika eventuella motgångar krävs god och kontinuerlig kommunikation mellan möteskoordinatorerna. Enligt Mattelart & Mattelart (1998) i boken Theories of Communication – a short introduction kan kommunikation ses som en pågående process som finns på flera olika nivåer. Kommunikation är dessutom en interaktiv process, det är relationen som är det viktiga. Författarna menar dessutom att mänskligt beteende har kommunikativt värde. (Mattelart & Mattelart, 1998)Möteskoordinatorerna hade haft det betydligt svårare att sköta sitt arbete om kommunikation inte hade varit en så pass viktig del som det faktiskt är. ”One cannot not communicate” (Mattelart, A. & Mattelart, M. 1998 s.53)
Frågan jag ställer mig kring det som framkommit från Idermarks föreläsning är om det faktiskt är värt det? Bara tanken på de stora kostnaderna som alla dessa möten innebär kan göra en helt vimmelkantig. Man kan tycka att det borde finnas någonting bättre att lägga alla dessa pengar på, i synnerhet då vi befinner oss en rådande finanskris. Dessutom är jag ytterst tveksam till att det verkligen är den rätta bilden av Sverige som besökarna får ta del av, eller om allt bara är en fasad…
Maria Boo
Mem 07
Litteratur: Mattelart, Armand & Mattelart, Michèle (1998) Theories of Communication A short introduction, SAGE Publications, London
